Déclarer un sinistre et gérer une demande d'indemnisation PDF

Cet article (sous forme d’entrevue) offer un apercu de la façon dont les directeurs offrent ce service.

1. Informez-nous immédiatement

Vous devez informer l'ITIC dès que vous faites l'objet d'une demande d'indemnisation ou que vous êtes au courant de circonstances qui pourraient déboucher sur celle-ci. Cette déclaration est une condition de votre police d’assurance. Déclarer un sinistre ou signaler une demande d’indemnisation le plus tôt possible permet d'économiser du temps, de l'argent, et d’en faciliter son traitement. N'oubliez pas que, quelles que soient vos circonstances, nous avons probablement traité un cas similaire par le passé.

2. Ne reconnaissez pas votre responsabilité

Vous ne devez pas faire aveu de responsabilité ou régler une demande d'indemnisation sans l'accord de l'ITIC. Le simple fait de présenter des excuses à votre client pourrait être considéré comme une reconnaissance de responsabilité. Toutes les assurances responsabilité civile ont une disposition vous interdisant de reconnaître votre responsabilité. Admettre votre responsabilité peut nuire à vos droits et vous faire perdre toutes vos chances d'obtenir un règlement négocié, et en conséquence accroître considérablement le montant de l'indemnité. Parallèlement à cela, vous pourriez porter atteinte à votre droit de recours auprès de l'ITIC.

Nous ne souhaitons pas que vous offensiez votre client en rejetant votre responsabilité quand vous êtes clairement fautif. Il devrait être suffisant d’accuser réception de la demande d’indemnisation, et de confirmer que vous avez notifié l'ITIC et que vous ne pouvez pas faire des autres commentaires. En réalité, ceci est dans le meilleur intérêt du demandeur car vous pourriez porter atteinte à vos droits si vous admettez votre responsabilité.

3. Préparer la déclaration de sinistre

Plus la présentation du sinistre est soignée, plus vite il peut être traité. Veuillez ne pas nous envoyer une chaîne de méls avec en titre « sinistre ».

Faites un résumé des événements tant qu’ils sont encore frais dans votre esprit, en exposant les circonstances qui ont menées à la demande d'indemnisation dont vous faites l'objet, et envoyez-le à l'ITIC avec tous les documents y afférents. Il est difficile de communiquer une liste complète des documents requis, mais nous vous proposons ci-après une liste de documents à titre indicatif:

  • une copie de la communication du demandeur exposant le prétendu sinistre
  • exemplaires des méls, fax, etc. relatifs à la faute (le cas échéant) et la demande d'indemnisation
  • les connaissements, manifestes, contrats d'agence, etc. (consignataire du navire)
  • les chartes-parties, contrats d’affrètements (courtier d'affrètement)
  • dossier de vente, protocole d'entente, (courtiers de vente et d'achat)
  • contrat de gestion (gestionnaires de navire)
  • rapport d'enquête/d’expertise (experts maritimes)
  • domaine et étendue du travail, plan d’ensemble du bateau, dessins et conceptions (architectes navals)
  • contrat avec votre client
  • les conditions générales qui s'appliquent (les vôtres et/ou celles de votre client)

Vous ne devez communiquer ce résumé qu’à l’ITIC.

4. Gérer un sinistre

Si le sinistre est couvert par votre police d'assurance, l'ITIC vous aidera à choisir la meilleure voie à suivre. Les différentes options sont soit le paiement de la demande d’indemnisation, soit les négociations en vue d’une solution amiable soit la contestation de votre responsabilité.

Que se produit-il dans chaque cas?

  • Si l'ITIC considère que vous êtes responsable envers la personne demandant réparation, l'ITIC vous autorisera à régler la demande d'indemnisation. Une fois le règlement effectué, l'ITIC vous indemnisera, déduction faite de votre franchise.
  • Si la responsabilité est mise en doute ou qu'il existe des circonstances atténuantes pouvant servir à limiter la responsabilité, l'ITIC recommandera des négociations en vue d'un accord. Selon les circonstances, celles-ci peuvent avoir lieu entre les parties directement, entre l'ITIC et la personne demandant réparation, ou l'ITIC pourra saisir un avocat pour conduire les négociations. Une fois la demande réglée, l'ITIC vous indemnisera, déduction faite de votre franchise. Parfois, une solution amiable ne peut pas aboutir et la mise en œuvre d’une action en justice peut être nécessaire.
  • Vous pouvez faire l'objet d'une demande d'indemnisation erronée. Dans ces circonstances, si l'ITIC considère que vous n'avez aucune responsabilité envers la personne demandant réparation, l'ITIC rejettera toute responsabilité en votre nom. Si le demandeur est en désaccord avec cette évaluation de la responsabilité, il est probable qu'il procèdera par la suite à un recours en justice.

5. Travailler en partenariat avec l'ITIC et les avocats

Le règlement des litiges peut prendre diverses formes. Le procès en est la forme la plus connue, mais d'autres solutions incluent l'arbitrage, l'adjudication, l'avis d’un expert et la médiation. Si une forme de règlement de litige est nécessaire, un avocat sera souvent saisi pour vous défendre. Une fois un avocat saisi, il vous faudra travailler en étroite collaboration avec celui-ci pour assurer le meilleur aboutissement possible au litige. Tandis que l'ITIC et l'avocat entreprendront la plupart du travail en vue de la préparation de la défense, vous serez tenu de coopérer à tout moment. En guise d'exemples, il vous sera peut-être demandé de :

  • fournir des informations appropriées et en temps utile afin que l'ITIC puisse donner des instructions aux avocats.
  • Fournir des informations au sujet de la demande d'indemnisation avec précision, ou de façon générale au sujet de l'entreprise.
  • Assister aux réunions.
  • Être présent aux audiences.
  • Communiquer les dates de vos disponibilités pour l’audience/procès future.
  • Vous conformer à toutes les ordonnances du tribunal competent.

6. Types de règlement des litiges

La forme de règlement des litiges choisie dépendra des faits relatifs à la demande d'indemnisation, par exemple : le montant du litige, la relation entre les parties, le besoin de confidentialité, le statut financier des parties, l'endroit où les parties se trouvent, ou simplement ce que les parties ont convenu à l'avance.

Les procédures judiciaires et l'arbitrage sont les types les plus formels de règlement des litiges. Dans les deux scénarios, une décision exécutoire est donnée par un juge ou un arbitre. Il existe d’autres façons moins formelles de résoudre un litige grâce à l’intervention d’un tiers : l'adjudication, la décision d'expert, la médiation et la conciliation. Dans ces deux dernières approches, aucune décision n'est imposée aux parties, qui restent ainsi libres de parvenir à leur propre accord. Il s’agît dans ces deux derniers cas des types de règlements de litiges les moins formels.

Les parties peuvent ne pas bénéficier du choix de la forme de règlement du litige employé. En guise d’exemple, vous pouvez avoir un contrat dans lequel une clause d'arbitrage est établie, ou un juge peut soumettre un litige à une procédure de médiation. Également, vous pouvez d'un jour à l'autre trouver une assignation sur votre pas de porte sans qu'il y ait eu quelconque avertissement préalable.

Les trois formes de règlements des litiges les plus courantes sont :

Le procès:

Il s'agît du choix le plus coûteux et le plus formel. Une fois la demande d'indemnisation déposée, la Cour règlera cette demande. Si la demande d'indemnisation ne se règle pas, un procès aura lieu, et le juge statuera sur l'affaire.

  • Raisons pour lesquelles une partie pourrait considérer une action en justice:
  • elle peut constituer l’unique choix face à un adversaire qui refuse toute coopération 
  • si vous gagnez le procès, vous pouvez ne pas avoir à supporter les frais de justices dans certaines juridictions 
  • peut être votre unique option si vous avez besoin d'une demande d’injonction 
  • un jugement peut être plus facile à exécuter, soit dans votre pays, soit à l'étranger, qu'une sentence arbitrale ou un accord conclu lors de la médiation.

Cependant, il convient de rappeler que le procès :

  • peut être long et consommateur de temps 
  • peut être très coûteux, particulièrement si l'aide de témoins-experts est requise 
  • peut être même plus coûteux si vous ne réuissi pas et vous êtes condamné à payer les frais de justice 
  • implique les « risques liés au contentieux » c.-à-d. aussi bon que votre dossier puisse paraître, la décision reste celle du juge 
  • est rendu public.

Arbitrage:

Celui-ci est similaire au procès à bien des égards. La différence principale réside dans le fait que contrairement au procès, les deux parties doivent se mettre d’accord sur le fait d’arbitrer. Il est donc habituel de trouver une clause d'arbitrage dans de nombreux accords commerciaux. Les clauses d'arbitrage précisent également le choix du droit applicable et de la juridiction compétente, ainsi que le nombre d'arbitres qui sera nommé au sein du tribunal arbitral. Celui-ci rendra une décision exécutoire fondée sur les faits. Elle sera difficile à contester. À la différence du procès, l'arbitrage est privé et la sentence/décision demeure confidentielle.

Médiation:

Un tiers neutre aide les négociations entre les parties. Avant le début de la médiation, chaque partie doit fournir au médiateur et à l'autre partie un rapport explicatif de médiation exposant le litige tel qu'elle le voit. Durant la médiation, le médiateur préside lors d'une réunion où chaque partie expose son cas. Chaque partie se retirera ensuite dans des pièces distinctes, puis le médiateur fera la navette entre les parties. Le rôle du médiateur n'est pas de prendre des décisions mais d'aider les parties à atteindre leur propre accord. Si une procédure a été lancée, le juge peut ordonner aux parties d'avoir recours à la médiation afin de résoudre le conflit sans qu'il y ait nécessité d'un procès. Les avantages de la médiation sont que:

  • le médiateur peut être un expert dans le domaine du conflit
  • le médiateur ne prend aucune décision sans un accord conclu par les parties
  • la médiation est confidentielle
  • les parties peuvent parvenir à tout accord, intégrant des idées qu'un tribunal ou un tribunal arbitral ne pourrait concevoir. 

La médiation présente quelques inconvénients, tels que:

  • à la différence du procès ou de l'arbitrage, la médiation peut échouer laissant les parties sans résultats

les parties peuvent être forcées à recourir à la médiation ordonnée par la Cour et n'avoir aucune intention de régler le litige.

7. Obligations d’information

Si le procès ou l'arbitrage est utilisé, il est alors du devoir des parties de divulguer des documents officiels à l'autre partie. L’obligation d’information a pour but la révélation réciproque de documents, tels que:

  • les documents sur lesquels chaque partie prévoit de s'appuyer
  • les documents qui peuvent porter atteinte à son propre cas et des documents pouvant porter atteinte ou soutenir le cas de son opposant
  • tout document requis pour être divulgué par la Cour.

Par ''documents'' on ne signifie pas simplement correspondances écrites, mais aussi:

  • correspondance entre les parties (et leurs copies)
  • notes de réunions, notes de conversations téléphoniques, entrées de journal, agenda
  • comptes
  • dessins, plans et conceptions
  • chartes-parties, connaissements, contrats, conditions générales
  • enregistrements sur bande (d'appels téléphoniques ou de réunions)
  • méls, disques d'ordinateur, fichiers informatiques, sauvegardes de données, vidéos, films, microfilms et photographies.

Chaque partie sera tenue de pratiquer une recherche « raisonnable » de ces documents. Le Tribunal décide du caractère « raisonnable » en se fondant sur les faits relatifs au sinistre comme notamment : le montant du litige, la complexité de l'affaire, le nombre de documents et la facilité et le coût de l'obtention des documents.

Par conséquent il vous incombe de garder en lieu sûr les informations appropriées, de sorte qu'elles puissent être recherchées et fournies le cas échéant.

Si vous faites l'objet d'une réclamation l'ITIC vous propose les conseils pratiques suivants :

  • ne détruisez aucune information ou document (même ceux qui ne seraient pas pertinents dans l'affaire)
  • n'inscrivez aucune annotation dans un manuscrit ou tout autre document que vous divulguez (ou sur des copies)
  • n'altérez pas, ne changez pas, n'éditez ou ne modifiez aucun dossier ou document
  • ne faites pas de copies des documents.

Enfin, si vous faites l'objet d'une demande d'indemnisation, ne paniquez pas. Informez l'ITIC de la situation et suivez ces directives.

Les informations et les avis indiqués ci-dessus  ont un caractère purement informatif et ne sont pas destinés à constituer des conseils légaux ou professionnels, et ne doivent pas servir de fondement ou être utilisés comme substitut à des conseils spécifiques et appropriés face à des circonstances particulières. Il est recommandé que les personnes ayant besoin de conseils juridiques consultent l'avocat de leur compagnie.

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