Schadenmeldung und -Bearbeitung

1. Informieren Sie uns unverzüglich

Sie müssen ITIC sofort informieren nachdem Sie eine Schadenmeldung erhalten oder von Umständen erfahren haben, die zu einem Schaden führen könnten. Hierbei handelt es sich um eine Voraussetzung aus Ihrem Versicherungsvertrag. Die frühzeitige Anzeige von Schäden spart Zeit, Ärger und Kosten. Wir möchten daran erinnern, dass wir – ungeachtet der Umstände – wahrscheinlich mit ähnlichen Fällen bereits zu tun hatten.

2. Geben Sie kein Schadenanerkenntnis ab

Sie dürfen ohne ITICs Zustimmung kein Schadenanerkenntnis und keine Schadenregulierung vornehmen. Selbst eine Entschuldigung gegenüber Ihrem Kunden kann als Schadenanerkenntnis gewertet werden. Alle Haftpflichtversicherungen enthalten eine Regelung, die es Ihnen untersagt die Haftung anzuerkennen. Ein Anerkenntnis kann alle Aussichten auf Regulierungsverhandlungen zunichtemachen, und daraus kann eine beträchtliche Erhöhung des Schadenbetrages resultieren. Gleichzeitig kann Ihr Recht auf Entschädigung durch ITIC präjudiziert werden.

Wir erwarten nicht, dass Sie Ihren Kunden verärgern indem Sie die Haftung zurückweisen, wenn zweifellos ein Fehler Ihrerseits vorliegt. Eine einfache Bestätigung des Schadens, dass Sie ihn an ITIC gemeldet haben und sich nicht weiter dazu äußern möchten, reicht aus. Diese Vorgehensweise ist auch im Interesse des Anspruchstellers, da Ihr Deckungsschutz gefährdet sein kann, wenn Sie die Haftung bestätigen.

3. Vorbereitung eines Schadens

Je besser eine Schadenmeldung vorbereitet ist, desto schneller kann sie bearbeitet werden. Bitte schicken Sie keine E-Mails mit langen Korrespondenzanhängen und der Bemerkung „Schaden anbei“.

Bitte bereiten Sie eine Zusammenfassung vor während die Ereignisse noch frisch in Erinnerung sind und beschreiben Sie die Umstände, die zu dem Schaden geführt haben, und senden Sie diese zusammen mit allen notwendigen Unterlagen an ITIC. Es ist schwierig eine vollständige Liste mit allen benötigten Unterlagen zu erstellen, aber nachfolgend erhalten Sie eine Aufstellung mit Empfehlungen:

  • Kopie der Korrespondenz des Anspruchstellers, in der der angebliche Schaden beschrieben wird,
  • Kopien von E-Mails, Fax-Nachrichten etc. in Bezug auf Ihr Fehlverhalten (falls zutreffend) und den entstandenen Schaden,
  • Konnossemente, Manifeste, Agenturverträge etc. (Schiffsagenten),
  • Chartervertrag (Schiffsmakler - Charter),
  • Verkaufsakte, Vertragsniederschrift (Schiffsmakler – An- und Verkauf),
  • Managementvertrag (Schiffsmanager),
  • Gutachten (Sachverständige im maritimen Bereich),
  • Arbeitsumfang, Bauzeichnung, Zeichnungen und Entwürfe (Schiffbauer),
  • Vertrag mit Ihrem Kunden
  • Gültige Allgemeine Geschäftsbedingungen (Ihre eigenen und/oder die Ihres Kunden)

Diese Zusammenfassung ist nur an ITIC weiter zu leiten.

4. Schadenbearbeitung

Wenn der Schaden durch Ihre Versicherungspolice gedeckt ist, erarbeitet ITIC mit Ihnen zusammen die beste Vorgehensweise. Die Optionen beinhalten die Schadenzahlung, Regulierungsverhandlungen oder Bestreiten der Haftung in Ihrem Namen.

Was passiert im Einzelnen?

  • Falls ITIC eine Haftung Ihrerseits gegenüber dem Anspruchsteller als gegeben sieht, ermächtigt ITIC Sie den Schaden zu regulieren. Sobald die Schadenzahlung erfolgt ist, nimmt ITIC unter Abzug Ihrer Selbstbeteiligung den Ausgleich an Sie vor.
  • Wenn die Haftung strittig ist oder schadenmindernde Umstände vorliegen, die einer Reduzierung Ihrer Haftung dienen, empfiehlt ITIC Schadenregulierungsverhandlungen. Abhängig von den Umständen können diese direkt zwischen den beteiligten Parteien, zwischen ITIC und dem Anspruchsteller erfolgen oder ITIC kann in Ihrem Namen Anwälte mit der Schadenverhandlung beauftragen. Sobald die Schadenregulierung erfolgt ist, nimmt ITIC unter Abzug Ihrer Selbstbeteiligung den Ausgleich an Sie vor. In Einzelfällen können Vergleichsverhandlungen nicht möglich sein, und eine Form der Streitbeilegung muss gefunden werden um die Angelegenheit abzuschließen.
  • Ein Schadenfall kann Ihnen gegenüber zu Unrecht geltend gemacht werden. In Fällen, in denen ITIC der Ansicht ist, dass gegenüber dem Anspruchsteller keine Haftungsverpflichtung besteht, lehnt ITIC die Haftung in Ihrem Namen ab. Sollte der Anspruchsteller mit dieser Haftungsbewertung nicht einverstanden sein, ist es wahrscheinlich, dass ein Schlichtungsverfahren eingeleitet wird.

5. Partnerschaftliche Zusammenarbeit zwischen ITIC und Anwälten

Es gibt unterschiedliche Formen von Schlichtungsverfahren. Das Gerichtsverfahren ist die meistbekannte Form, es gibt jedoch Alternativen, wie das Schiedsgerichtsverfahren, Gerichtsbeschluss, Schiedsgutachten und Mediation. Falls eine Form des Schlichtungsverfahrens notwendig ist, wird häufig ein Anwalt mit Ihrer Verteidigung beauftragt. Sobald ein Anwalt ernannt wurde, ist es Ihre Aufgabe mit dem Anwalt eng zusammen zu arbeiten um sicher zu stellen, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt wird. Während ITIC und der Anwalt die meiste Arbeit erledigen, die für die Vorbereitung der Schadenabwehr notwendig ist, wird von Ihnen eine kontinuierliche Kooperation erwartet. Sie werden beispielsweise aufgefordert:

  • geeignete und rechtzeitige Informationen einzureichen, damit ITIC entsprechende Instruktionen an die Anwälte geben kann,
  • Informationen über den Schadenfall im Speziellen oder das Geschäft im Allgemeinen einzureichen,
  • an Besprechungen teilzunehmen,
  • an Gerichtsverhandlungen teilzunehmen,
  • Daten Ihrer Verfügbarkeit für künftige Anhörungen/Verhandlungen anzugeben,
  • alle Gerichtsanordnungen zu befolgen.

6. Formen von Schlichtungsverfahren

Die gewählte Form des Schlichtungsverfahrens hängt von den Eigenschaften des Schadens ab, zum Beispiel vom Schadenbetrag, der Beziehung der Parteien untereinander, Grad der Vertraulichkeit, finanzieller Status der Parteien, Sitz der Parteien oder einfach von den vorab getroffenen Vereinbarungen.

Gerichts- und Schiedsgerichtsverfahren sind die förmlichsten Arten des Schlichtungsverfahrens. In beiden Fällen wird von einem Richter oder Schiedsrichter eine verbindliche Entscheidung gefällt. Es gibt weniger formelle Wege eine Streitigkeit mit Dritten beizulegen, wie den Gerichtsbeschluss oder das Schiedsgutachten. Mediation und Schlichtung, in denen den Parteien keine Entscheidung auferlegt wird, diese jedoch frei sind ihre eigene Einigung zu finden, sind die weniger förmlichen Möglichkeiten.

Die Parteien haben möglicherweise keine Wahl, welche Form des Schlichtungsverfahrens angewendet wird, zum Beispiel kann es sein, dass Sie einen Vertrag haben, der eine Schiedsgerichtsklausel enthält, oder ein Richter verweist eine Streitigkeit zur Mediation. Genauso kann es passieren, dass Sie plötzlich ohne Vorwarnung eine Klage erhalten.

Die drei am meisten verbreiteten Formen des Schlichtungsverfahrens sind:

Gerichtsverfahren

Dieses ist die teuerste und förmlichste Wahl. Sobald ein Schadenfall geltend gemacht wird, behandelt das Gericht den Fall. Wenn die Angelegenheit nicht verglichen werden kann, findet eine Verhandlung statt, und der Richter wird über den Fall entscheiden.

Gründe für die Wahl des Gerichtsverfahrens:

  • Dieses Verfahren kann die einzige Wahl gegenüber einer Partei sein, die jegliche Kooperation verweigert.
  • Falls erfolgreich, können Ihnen die Kosten bei bestimmten Rechtsprechungen erstattet werden.
  • Dieses Verfahren kann die einzige Möglichkeit im Fall einer Unterlassungsverfügung sein.
  • Ein Urteil – ob im In- oder Ausland - kann leichter vollstreckbar sein als ein Schiedsspruch oder eine durch Mediation erzielte Einigung.

Jedoch ist zu bedenken, dass ein Gerichtsverfahren

  • ein langer und zeitraubender Prozess sein kann,
  • sehr teuer sein kann, insbesondere, wenn Gutachtermeinungen benötigt werden,
  • noch teurer werden kann, wenn Sie die unterlegene Partei sind,
  • das sogenannte „Prozessrisiko“ beinhaltet, d. h. unabhängig davon, wie gut Sie die Aussichten in Ihrem Fall beurteilen, könnten Sie den Prozess verlieren,
  • in der Öffentlichkeit verfolgt wird.

Schiedsgerichtsverfahren

In vielerlei Hinsicht verhält es sich ähnlich wie beim Gerichtsverfahren. Der Hauptunterschied ist, dass, im Gegensatz zum Gerichtsverfahren, beide Parteien dem Schiedsgerichtsverfahren zustimmen müssen. Daher ist eine Schiedsgerichtsklausel in vielen Handelsverträgen üblich. Schiedsgerichtsklauseln regeln ebenfalls Gesetz und Ort sowie die Anzahl der in die Schiedskommission zu berufenden Schiedsrichter. Anhand der Fakten fällt die Schiedskommission eine verbindliche Entscheidung. Eine Berufung dagegen ist schwierig. Im Gegensatz zum Gerichtsverfahren findet ein Schiedsgerichtsverfahren auf vertraulicher Basis statt und die Entscheidung/der Beschluss bleibt vertraulich.

Mediation

Ein neutraler Dritter begleitet die Verhandlungen der Parteien. Vor Beginn der Mediation stellt jede Partei dem Mediator und der Gegenseite eine Stellungnahme mit Beschreibung des Streites aus ihrer Sicht zur Verfügung. Während der Mediation hat der Mediator den Vorsitz über ein gemeinsames Gespräch, in dem jede Partei ihr Anliegen vorbringt. Jede Partei zieht sich anschließend in separate Räume zurück, und der Mediator pendelt zwischen den Parteien. Die Rolle des Mediators ist es nicht Entscheidungen zu treffen, sondern die Parteien dabei zu unterstützen eine Einigung zu erzielen. Falls ein Gerichtsverfahren eingeleitet wird, kann der Richter die Parteien zu einer Mediation auffordern um die streitige Angelegenheit ohne eine Verhandlung beizulegen. Die Vorteile einer Mediation sind:

  • der Mediator kann auf dem Gebiet der strittigen Angelegenheit ein Experte sein,
  • der Mediator trifft keine Entscheidungen und die Einigung wird durch die Parteien erzielt,
  • die Mediation ist vertraulich,
  • die Parteien können jede gewünschte Vereinbarung treffen, die Aspekte beinhalten kann, die ein Gericht oder Schiedsgericht nicht erreichen würde.

Es gibt in der Mediation einige Nachteile, wie z. B.

  • im Gegensatz zum Gerichtsverfahren oder Schiedsgerichtsverfahren wird möglicherweise kein sofortiges Ergebnis erzielt,
  • die Parteien können durch das Gericht zur Mediation gezwungen werden und keine Absicht haben, den Streit beizulegen.

7. Verpflichtung zur Offenlegung

Wenn ein Gerichts- oder Schiedsgerichtsverfahren anhängig ist, müssen die Parteien gegenüber der Gegenseite ihrer Pflicht zur Offenlegung von Unterlagen nachkommen. Bei der Offenlegung muss die Partei gegenüber der Gegenseite darlegen:

  • Unterlagen, auf die Bezug genommen wird,
  • Unterlagen, die den eigenen Fall nachteilig beeinflussen und Unterlagen, die den Fall der Gegenseite entweder nachteilig beeinflussen oder unterstützen,
  • Alle vom Gericht zur Offenlegung verlangten Unterlagen.

Mit Unterlagen ist nicht einfach schriftliche Korrespondenz gemeint, sie können folgendes umfassen:

  • Korrespondenz zwischen den Parteien (und Kopien davon)
  • Besprechungs- und Telefonprotokolle, Tagebucheinträge, Notizbücher
  • Buchhaltungsunterlagen
  • Zeichnungen, Pläne und Entwürfe
  • Charterverträge, Konnossemente, Verträge, Geschäftsbedingungen
  • Bandaufzeichnungen (von Telefonaten oder Besprechungen)
  • E-Mails, CDs, Computer-Dateien, gesicherte Daten, Video, Film, Mikrofilm und Fotos.

Von jeder Partei werden „angemessene“ Bemühungen zum Auffinden dieser Unterlagen erwartet. Abhängig von der Aktenlage einschließlich der streitgegenständlichen Forderung, Umfang der Forderung, Anzahl der Dokumente und Aufwand der Besorgung der Unterlagen entscheidet das Gericht, was „angemessen“ ist.

Aus diesem Grund müssen Sie relevante Informationen sicher aufbewahren, so dass sie bei Bedarf abgerufen und zur Verfügung gestellt werden können.

Wenn Sie mit einem Schadenfall konfrontiert werden, bietet ITIC die folgende praktische Unterstützung:

  • Vernichten Sie keine Informationen oder Dokumente (selbst solche, die für Ihren Fall nicht von Vorteil sind),
  • Machen Sie keine Notizen auf Unterlagen (oder Kopien davon), die offengelegt werden müssen,
  • Manipulieren, verändern, bearbeiten oder berichtigen Sie keine Dateien oder Unterlagen,
  • Fertigen Sie keine Kopien von Dokumenten an.

Geraten Sie nicht in Panik, wenn Sie mit einem Schaden konfrontiert werden. Informieren Sie ITIC über die Angelegenheit und folgen Sie diesen Anweisungen.

Die vorstehenden Informationen und Meinungen sind nur zur allgemeinen Information und stellen keine Rechts- oder andere fachliche Beratung dar und sollten nicht als Ersatz für eine gezielte Beratung in bestimmten Problemsituationen angesehen und behandelt werden. Sollten Sie eine rechtliche Beratung benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihren Anwalt.

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